Accordo sul trattamento dei dati

Il presente Accordo sul trattamento dei dati (“DPA”) costituisce parte integrante dei Termini di servizio (il “Contratto”) stipulati tra ExtraGM LLC (“ExtraGM”, “noi”, “ci”) e l’azienda titolare di un account ExtraGM (il “Cliente”). Esso trova applicazione ogniqualvolta ExtraGM tratti dati personali per conto del Cliente e a tale trattamento si applichi una delle leggi in materia di protezione dei dati di seguito elencate. I Clienti acconsentono al presente Accordo accettando il Contratto; non è richiesta alcuna firma. Qualora necessiti di una copia firmata, La preghiamo di scrivere all’indirizzo support@extragm.com.

1. Definizioni

Per «Leggi sulla protezione dei dati» si intendono tutte le leggi in materia di privacy e dati personali applicabili al trattamento ai sensi del Contratto, ivi inclusi il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE 2016/679 ("GDPR"), il GDPR nella misura in cui è parte integrante della legislazione del Regno Unito e la Legge sulla protezione dei dati del Regno Unito del 2018 ("GDPR del Regno Unito"), la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati ("LPD") e le leggi statali statunitensi in materia di privacy, quali il California Consumer Privacy Act ("CCPA").

Per «Dati personali del Cliente» si intendono i dati personali che il Cliente, i suoi proprietari, dirigenti o dipendenti inseriscono nei Servizi, o che i Servizi generano in loro merito, e che ExtraGM tratta per conto del Cliente.

Per "sub-responsabile del trattamento" si intende una società incaricata da ExtraGM del trattamento dei Dati personali del Cliente.

Per «SCC» si intendono le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea nella Decisione di esecuzione (UE) 2021/914. Per «Addendum del Regno Unito» si intende l’Addendum sul trasferimento internazionale dei dati alle SCC emanato dall’Information Commissioner del Regno Unito (versione B1.0, in vigore dal 21 marzo 2022).

I termini «titolare del trattamento», «responsabile del trattamento», «interessato», «dati personali», «violazione dei dati personali», «trattamento» e «autorità di controllo» hanno il significato loro attribuito nel GDPR. Il termine «Servizi» ha il significato attribuitogli nel Contratto.

2. Ruoli

Per quanto riguarda i Dati personali del Cliente, il Cliente è il titolare del trattamento ed ExtraGM è il responsabile del trattamento. Qualora il Cliente agisca a sua volta in qualità di responsabile del trattamento per conto di un altro titolare, ExtraGM è il suo sub-responsabile del trattamento e il Cliente è tenuto a trasmettere le istruzioni di tale titolare.

ExtraGM è titolare del trattamento, non responsabile del trattamento, per quanto riguarda i dati personali di cui ha bisogno per svolgere la propria attività: dati relativi all’account e di accesso del titolare dell’account del Cliente, registrazioni relative alla fatturazione e ai pagamenti, conversazioni di assistenza, visite al sito web e attività di marketing. La nostra Informativa sulla privacy disciplina tali dati.

Il Cliente è responsabile di disporre di una base giuridica per i dati che inserisce nei Servizi, di informare il proprio personale in merito all’utilizzo dei dati e di garantire l’accuratezza di tali dati. Il Cliente non deve inserire categorie particolari di dati personali (quali le informazioni sanitarie) nei Servizi, salvo nei casi in cui la propria legislazione lo consenta e solo nella misura necessaria, ad esempio in una richiesta di permesso.

3. Trattamento su istruzione del Cliente

ExtraGM tratta i Dati Personali del Cliente esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate fornite dal Cliente. Il Contratto, il presente Accordo sui Trattamenti (DPA) e l’utilizzo e le impostazioni dei Servizi da parte del Cliente costituiscono tali istruzioni. ExtraGM non tratterà i Dati Personali del Cliente per alcuna altra finalità, a meno che non sia richiesto da una legge a cui è soggetta; in tal caso ne informeremo preventivamente il Cliente, salvo che tale legge non lo vieti. Informeremo il Cliente qualora riteniamo che un’istruzione violi le leggi in materia di protezione dei dati.

L’Allegato I descrive il trattamento: il suo oggetto, la natura, la finalità e la durata, nonché le tipologie di dati personali e gli interessati.

4. Riservatezza

ExtraGM concede l’accesso ai Dati Personali del Cliente esclusivamente alle persone che ne hanno bisogno per fornire, supportare o garantire la sicurezza dei Servizi, e solo dopo che queste si sono impegnate a rispettare la riservatezza o sono soggette a un obbligo legale di riservatezza.

5. Sicurezza

ExtraGM adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell’Allegato II per proteggere i Dati Personali del Cliente da distruzione, perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzati, sia accidentali che illeciti. Ci riserviamo il diritto di aggiornare tali misure nel tempo, purché il livello complessivo di protezione non venga ridotto.

6. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente concede a ExtraGM l’autorizzazione generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento. Gli attuali sub-responsabili del trattamento sono elencati nell’Allegato III.

ExtraGM informerà il Cliente almeno 30 giorni prima che un nuovo sub-responsabile del trattamento inizi a trattare i Dati Personali del Cliente, tramite e-mail al titolare dell’account e aggiornando l’Allegato III. Il Cliente potrà opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati entro tale termine scrivendo all’indirizzo support@extragm.com. Ci adopereremo quindi in buona fede per trovare una soluzione. Qualora ciò non fosse possibile, il Cliente potrà recedere dal Contratto e provvederemo a rimborsare eventuali canoni pagati in anticipo per il periodo successivo alla risoluzione.

ExtraGM impone a ciascun sub-responsabile del trattamento, mediante contratto scritto, obblighi in materia di protezione dei dati che garantiscano ai Dati Personali del Cliente un livello di tutela almeno pari a quello previsto dal presente DPA. ExtraGM rimane responsabile nei confronti del Cliente per l’operato dei propri sub-responsabili del trattamento. Apple Inc. costituisce un’eccezione: Apple offre il servizio di notifiche push di Apple esclusivamente nell’ambito del proprio contratto di licenza standard dell’Apple Developer Program, e non in base a un accordo separato sul trattamento dei dati. In base a tali termini, Apple può accedere al contenuto di una notifica o divulgarlo solo in casi limitati, ad esempio per ottemperare a un procedimento legale o per far rispettare tali termini.

7. Richieste da parte degli interessati

La maggior parte delle richieste può essere gestita direttamente all’interno dei Servizi: i titolari e i responsabili possono visualizzare, correggere e rimuovere le informazioni relative al personale, mentre i dipendenti possono cancellare il proprio account. Tenendo conto della natura del trattamento, ExtraGM assisterà il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati volte all’esercizio dei propri diritti. Qualora un interessato si rivolga direttamente a ExtraGM in merito ai Dati Personali del Cliente, inoltreremo la richiesta al Cliente e non vi risponderemo direttamente, a meno che il Cliente non ce lo richieda o la legge non lo imponga.

8. Violazioni dei dati personali

ExtraGM informerà il Cliente senza indebito ritardo, e in ogni caso entro 48 ore, dal momento in cui venga a conoscenza di una violazione dei dati personali che interessi i Dati Personali del Cliente. La comunicazione descriverà, per quanto a nostra conoscenza in quel momento, l’accaduto, i dati e le persone interessate, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte. Aggiungeremo ulteriori informazioni man mano che saranno disponibili, adotteremo misure ragionevoli per contenere la violazione e aiuteremo il Cliente ad adempiere ai propri obblighi di notifica alle autorità e agli interessati. La notifica di una violazione non costituisce un’ammissione di colpa.

9. Valutazioni d’impatto e consultazioni

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, ExtraGM fornirà al Cliente un’assistenza ragionevole in merito alle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e alle consultazioni preventive con le autorità di controllo relative ai Servizi.

10. Restituzione e cancellazione

Fintantoché l’account rimane attivo, il Cliente può visualizzare i propri dati nei Servizi, scaricare i file di esportazione offerti dai Servizi oppure richiederci una copia. Quando il Cliente cancella il proprio account, o ci chiede di chiuderlo o di cancellare i propri dati, ExtraGM provvede alla cancellazione dei Dati Personali del Cliente entro 30 giorni. Se un periodo di prova o un abbonamento termina senza che ciò avvenga, l’account viene sospeso e i dati vengono conservati, pur rimanendo protetti dal presente DPA, fino a quando il Cliente non cancella l’account o ci chiede di cancellare i dati. Le copie presenti nei backup vengono sovrascritte nel corso del normale ciclo di backup e non vengono utilizzate nel frattempo. Ciò non si applica nei casi in cui una legge ci imponga di conservare i dati; eventuali dati conservati per tale motivo rimangono protetti dal presente DPA.

11. Informazioni e verifiche

ExtraGM metterà a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare la conformità al presente DPA, comprese le risposte ai questionari sulla sicurezza e, ove disponibili, i rapporti sulla sicurezza e le certificazioni dei nostri sub-responsabili del trattamento. Qualora ciò non fosse sufficiente, o qualora un’autorità di controllo lo richiedesse, il Cliente potrà verificare la conformità di ExtraGM una volta all’anno, previo preavviso scritto di almeno 30 giorni, durante l’orario di lavoro, senza interrompere i Servizi, a proprie spese e tramite un revisore vincolato al segreto professionale che non sia un concorrente di ExtraGM.

12. Trasferimenti internazionali

ExtraGM ha sede negli Stati Uniti e conserva i Dati Personali del Cliente negli Stati Uniti. Alcuni Sub-responsabili del trattamento potrebbero trattarli in altri paesi, come indicato nell’Allegato III.

UE e SEE

Qualora i Dati Personali del Cliente vengano trasferiti dallo Spazio Economico Europeo a ExtraGM in un Paese privo di una decisione di adeguatezza, si applicano le Clausole Contrattuali Standard (SCC), che sono incorporate nel presente Accordo sui Trattamenti (DPA) per riferimento, come segue: si applica il Modulo Due (dal titolare del trattamento al responsabile del trattamento) e si applica il Modulo Tre (da responsabile del trattamento a responsabile del trattamento) qualora il Cliente sia un responsabile del trattamento; il Cliente è l’esportatore di dati ed ExtraGM l’importatore di dati; si applica la clausola di allineamento facoltativa di cui alla Clausola 7; ai sensi della Clausola 9, si applica l’Opzione 2 (autorizzazione scritta generale), con il termine di preavviso di cui alla sezione 6 del presente DPA; la formulazione facoltativa di cui alla Clausola 11 non si applica; ai sensi della Clausola 13, l’autorità di controllo è quella determinata da tale clausola; ai sensi delle Clausole 17 e 18, le SCC sono regolate dalla legge irlandese e le controversie sono di competenza dei tribunali irlandesi; e gli Allegati I, II e III del presente DPA costituiscono gli allegati delle SCC. L’accettazione dell’Accordo da parte del Cliente equivale alla firma delle SCC.

Regno Unito

Qualora i Dati Personali del Cliente vengano trasferiti dal Regno Unito, si applica l’Addendum per il Regno Unito, che è incorporato per riferimento come segue: la Tabella 1 viene compilata con i dati delle parti riportati nell’Allegato I; la Tabella 2 fa riferimento alle SCC selezionate come sopra indicato; la Tabella 3 viene compilata con gli Allegati I, II e III del presente DPA; e nella Tabella 4, ciascuna delle parti può porre fine all’Addendum per il Regno Unito secondo quanto consentito dalla Sezione 19 dello stesso.

Svizzera

Qualora i Dati Personali del Cliente siano trasferiti dalla Svizzera, si applicano le SCC come sopra descritto, con le seguenti modifiche: l’Incaricato federale della protezione dei dati e dell’informazione (IFPDI) è l’autorità di controllo competente nella misura in cui il trasferimento sia disciplinato dalla LPD; i riferimenti al GDPR si intendono come riferimenti alla LPD; e il termine «Stato membro» include la Svizzera, in modo che gli interessati residenti in Svizzera possano presentare reclami nel luogo in cui risiedono abitualmente.

Qualora l’autorità che ha approvato un meccanismo di trasferimento lo sostituisca o lo modifichi, ExtraGM potrà passare al meccanismo sostitutivo aggiornando il presente Accordo sulla protezione dei dati (DPA).

13. Normativa sulla privacy degli Stati Uniti

Laddove si applichi il CCPA o una legge statale analoga, ExtraGM agisce in qualità di fornitore di servizi o responsabile del trattamento per conto del Cliente. ExtraGM non venderà né condividerà i Dati personali del Cliente; non li conserverà, utilizzerà o divulgherà per scopi diversi dalla fornitura dei Servizi, né al di fuori del proprio rapporto commerciale diretto con il Cliente; non li combinerà con dati personali ricevuti da terzi, salvo nei casi consentiti da tali leggi; e informerà il Cliente qualora non fosse più in grado di adempiere a tali obblighi.

14. Condizioni generali

In caso di conflitto, le SCC e l’Addendum del Regno Unito prevalgono sul presente DPA, e il presente DPA prevale sul resto del Contratto. La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente DPA è soggetta ai limiti previsti dal Contratto, salvo nei casi in cui le Leggi sulla protezione dei dati o le SCC non lo consentano. Il presente DPA rimane in vigore fintantoché ExtraGM tratta i Dati Personali del Cliente. ExtraGM potrà aggiornare il presente DPA pubblicandone una nuova versione su questa pagina e informando il Cliente tramite e-mail; gli aggiornamenti non ridurranno la protezione dei Dati Personali del Cliente, a meno che una legge o un’autorità di controllo non richieda tale modifica. Fa fede la versione in lingua inglese; le traduzioni sono fornite a titolo di comodità.

Allegato I: Descrizione del trattamento

A. Parti

Esportatore di dati (titolare del trattamento o responsabile del trattamento ai sensi del Modulo Tre): il Cliente, con il nome, l’indirizzo e la persona di contatto indicati nel proprio account ExtraGM. Attività: utilizzo di ExtraGM per pianificare, formare e comunicare con il personale del proprio ristorante. Firma e data: mediante l’accettazione del Contratto.

Importatore di dati (responsabile del trattamento): ExtraGM LLC, 9722 Groffs Mill Dr, PMB 30011, Owings Mills, MD 21117, USA. Contatto: support@extragm.com. Attività: fornitura dei Servizi ai sensi del Contratto. Firma e data: mediante la pubblicazione del presente Accordo sui Trattamenti (DPA) e la fornitura dei Servizi.

B. Descrizione del trasferimento

• Soggetti interessati: i titolari, i dirigenti e i dipendenti del Cliente, nonché altre persone che il Cliente invita sul proprio account.
• Dati personali: nomi e soprannomi; indirizzi e-mail di lavoro; ruoli, posizioni e sedi; disponibilità, richieste di permessi e relative note; orari, turni, scambi di turni e ore lavorate, compresi gli orari di entrata e di uscita, le pause e, qualora il Cliente attivi la verifica della posizione, la posizione del dispositivo in quel momento (confrontata con l'indirizzo del ristorante, non memorizzata) e il risultato; tariffe retributive e costi del lavoro (visibili solo ai titolari e ai dirigenti autorizzati); messaggi della chat di gruppo, reazioni e annunci; documenti di formazione e relativo stato di lettura; lingua dell’app, fuso orario, impostazioni delle notifiche e token push del dispositivo; nonché dati di accesso quali password con hash e registrazioni delle sessioni.
• Categorie speciali: non sono previste. Eventuali dati di questo tipo che il Cliente scelga di inserire, ad esempio in una nota relativa a un permesso, sono protetti dalle misure di cui all’Allegato II, compreso l’accesso limitato in base al ruolo.
• Frequenza: continua, per tutto il periodo in cui il Cliente utilizza i Servizi.
• Natura del trattamento: hosting, archiviazione, organizzazione, visualizzazione, invio di notifiche ed e-mail, generazione di bozze tramite IA (quali programmi e documenti di formazione) su richiesta dell’utente, traduzione dei messaggi su richiesta, backup e cancellazione.
• Finalità: fornire, supportare e garantire la sicurezza dei Servizi per il Cliente.
• Durata e conservazione: per la durata del Contratto, quindi fino alla cancellazione ai sensi della sezione 10.
• Trasferimenti a sub-responsabili del trattamento: l’oggetto, la natura e la durata sopra descritti, limitatamente al servizio fornito da ciascun sub-responsabile (Allegato III).

C. Autorità di controllo competente

L’autorità di controllo determinata ai sensi della clausola 13 delle SCC: l’autorità del luogo in cui il Cliente è stabilito nel SEE o, qualora non sia stabilito nel SEE, del luogo in cui è stabilito il suo rappresentante o in cui si trovano gli interessati. Per il Regno Unito, l’Information Commissioner’s Office. Per la Svizzera, il Commissario federale per la protezione dei dati e dell’informazione.

Allegato II: Misure di sicurezza tecniche e organizzative

• Crittografia: tutto il traffico da e verso i Servizi utilizza il protocollo TLS. I database, i file e i backup sono crittografati in fase di archiviazione (AES-256) dai nostri fornitori di servizi di hosting.
• Separazione dei clienti: ogni interrogazione del database è limitata da regole di sicurezza a livello di riga, pertanto i dati di ciascun Cliente possono essere letti solo dagli utenti di quel Cliente.
• Accesso in base al ruolo: proprietari, dirigenti e dipendenti visualizzano dati diversi. Le retribuzioni e i costi del personale non vengono mai mostrati ai dipendenti. Le chat di gruppo sono private per i propri membri e i dirigenti non possono leggere le chat di cui non fanno parte.
• Account: le password vengono memorizzate esclusivamente come hash con salt. I link contenuti nelle e-mail (inviti, reimpostazione delle password, download) utilizzano token monouso che scadono.
• Accesso da parte dello staff di ExtraGM: limitato alle poche persone che ne hanno necessità, tramite account protetti da autenticazione a più fattori, e utilizzato esclusivamente per fornire assistenza, effettuare la manutenzione o garantire la sicurezza dei Servizi.
• Riduzione al minimo dei dati: non raccogliamo i numeri di telefono del personale. La posizione precisa viene rilevata solo se il Cliente attiva la verifica della posizione per le timbrature, e solo nel momento in cui qualcuno timbra l'entrata o l'uscita; viene confrontata con l'indirizzo del ristorante e non viene memorizzata, e viene conservato solo il risultato. I rapporti sugli errori escludono i dettagli degli utenti, gli indirizzi IP, i cookie e i token segreti presenti nei link.
• Funzionalità di intelligenza artificiale: al fornitore di IA vengono inviate solo le informazioni necessarie per l’attività richiesta dall’utente; tali informazioni non vengono utilizzate per addestrare i modelli.
• Resilienza: backup giornalieri crittografati e fornitori di hosting con infrastrutture ridondanti.
• Sviluppo: le modifiche vengono esaminate e testate automaticamente prima del rilascio; le dipendenze vengono mantenute aggiornate; le informazioni riservate non vengono inserite nel codice.
• Monitoraggio e incidenti: gli errori vengono monitorati e seguiamo una procedura di risposta agli incidenti che include la notifica di cui alla sezione 8.
• Fornitori: selezioniamo i sub-responsabili del trattamento in base ai loro standard di sicurezza e ciascuno di essi è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati, ad eccezione di Apple, i cui termini sono descritti nella sezione 6.

Allegato III: Sub-responsabili del trattamento

ExtraGM si avvale di questi sub-responsabili del trattamento per fornire i Servizi. Il presente elenco è stato aggiornato l’ultima volta alla data indicata nella parte superiore di questa pagina.

Sub-responsabile del trattamento	Funzione svolta per conto di ExtraGM	Dati personali dei clienti coinvolti	Sede
Supabase Pte. Ltd.	Database, accesso, archiviazione dei file e aggiornamenti in tempo reale	Tutti i dati personali dei clienti	Stati Uniti (AWS, us-east-1)
Vercel Inc.	Hosting del sito web e delle app	Tutti i dati personali dei clienti, in transito	Stati Uniti e la regione più vicina all’utente
Anthropic, PBC	Funzionalità di intelligenza artificiale, quali bozze di programmi, documenti di formazione e traduzione dei messaggi	Solo le informazioni necessarie per l’attività richiesta dall’utente, quali nomi, ruoli e disponibilità	Stati Uniti
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Invio di e-mail, quali inviti e reimpostazioni delle password	Nomi, indirizzi e-mail e contenuto delle e-mail	Stati Uniti
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Notifiche push alle app per Android e iPhone	Token push dei dispositivi e contenuto delle notifiche	Stati Uniti
Apple Inc. (Apple Push Notification service)	Notifiche push su iPhone	Token push dei dispositivi e contenuto delle notifiche	Stati Uniti
Functional Software, Inc. (Sentry)	Monitoraggio degli errori	Dettagli sugli errori tecnici, senza dati relativi agli utenti	Stati Uniti
Upstash, Inc.	Contatori condivisi per il limite delle richieste, che proteggono l’accesso e altre funzioni dagli abusi	Contatori di breve durata salvati con chiavi sottoposte a hash, derivate da indirizzi IP, indirizzi e-mail o ID utente	Stati Uniti

Google LLC fornisce suggerimenti di indirizzi tramite Google Maps Platform quando si digita l’indirizzo del ristorante. Google agisce in qualità di titolare del trattamento autonomo, in base alle proprie condizioni in materia di protezione dei dati, e riceve solo il testo dell’indirizzo digitato; pertanto, non è un sub-responsabile del trattamento.

Stripe gestisce i pagamenti per ExtraGM in qualità di titolare del trattamento autonomo e non è un sub-responsabile del trattamento dei dati personali dei clienti.

I browser web inviano le notifiche push tramite i servizi push dei rispettivi produttori (come Google, Mozilla, Apple e Microsoft). ExtraGM non sceglie tali servizi e non ha alcun contratto con essi. Ricevono solo un indirizzo di iscrizione push e contenuti cifrati che non sono in grado di leggere, pertanto non sono sub-responsabili del trattamento.