Accord de traitement des données

Le présent accord relatif au traitement des données (« DPA ») fait partie intégrante des Conditions générales d'utilisation (le « Contrat ») conclues entre ExtraGM LLC (« ExtraGM », « nous ») et l'entreprise titulaire d'un compte ExtraGM (le « Client »). Il s’applique chaque fois qu’ExtraGM traite des données à caractère personnel pour le compte du Client et qu’une loi sur la protection des données figurant ci-dessous s’applique à ce traitement. Les Clients l’acceptent en acceptant le Contrat ; aucune signature n’est requise. Si vous avez besoin d’une copie signée, veuillez écrire à support@extragm.com.

1. Définitions

Le terme « lois sur la protection des données » désigne l’ensemble des lois relatives à la vie privée et aux données à caractère personnel qui s’appliquent au traitement prévu par le Contrat, y compris le règlement général sur la protection des données de l’UE 2016/679 (« RGPD »), le RGPD tel qu’il fait partie intégrante du droit britannique et la loi britannique de 2018 sur la protection des données (« RGPD britannique »), la loi fédérale suisse sur la protection des données (« LPD ») et les lois étatiques américaines sur la vie privée telles que la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA »).

Le terme « Données à caractère personnel du Client » désigne les données à caractère personnel que le Client, ses propriétaires, ses dirigeants ou son personnel saisissent dans les Services, ou que les Services génèrent à leur sujet, et qu’ExtraGM traite pour le compte du Client.

Le terme « sous-traitant ultérieur » désigne une société à laquelle ExtraGM fait appel pour traiter les données à caractère personnel du client.

« CCT » désigne les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne dans la décision d’exécution (UE) 2021/914. Le terme « Avenant britannique » désigne l’avenant relatif au transfert international de données aux clauses contractuelles types publié par le Commissaire à l’information du Royaume-Uni (version B1.0, en vigueur au 21 mars 2022).

Les termes « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « données à caractère personnel », « violation de données à caractère personnel », « traitement » et « autorité de contrôle » ont le sens qui leur est donné dans le RGPD. Le terme « Services » a le sens qui lui est donné dans le Contrat.

2. Rôles

En ce qui concerne les données à caractère personnel du Client, ce dernier est le responsable du traitement et ExtraGM est le sous-traitant. Si le Client agit lui-même en tant que sous-traitant pour le compte d’un autre responsable du traitement, ExtraGM est son sous-traitant secondaire et le Client est chargé de transmettre les instructions de ce responsable du traitement.

ExtraGM est un responsable du traitement, et non un sous-traitant, pour les données à caractère personnel dont elle a besoin pour exercer ses propres activités : identifiants de connexion et informations relatives au titulaire du compte du Client, relevés de facturation et de paiement, échanges avec le service d’assistance, visites du site web et marketing. Notre Politique de confidentialité couvre ces données.

Le Client est tenu de disposer d’une base légale pour les données qu’il intègre dans les Services, d’informer son personnel de la manière dont ses données sont utilisées et de garantir l’exactitude de ces données. Le Client ne doit pas introduire de catégories particulières de données à caractère personnel (telles que des informations relatives à la santé) dans les Services, sauf si sa propre législation l’autorise et uniquement dans la mesure nécessaire, par exemple dans une demande de congé.

3. Traitement sur instruction du Client

ExtraGM traite les données à caractère personnel du Client uniquement sur la base des instructions documentées de ce dernier. Le Contrat, le présent ATD ainsi que l’utilisation et les paramètres des Services par le Client constituent ces instructions. ExtraGM ne traitera pas les données à caractère personnel du Client à d’autres fins, sauf si une loi à laquelle il est soumis l’exige ; dans ce cas, nous en informerons au préalable le Client, à moins que cette loi ne l’interdise. Nous informerons le Client si nous estimons qu’une instruction enfreint les lois sur la protection des données.

L’annexe I décrit le traitement : son objet, sa nature, sa finalité et sa durée, ainsi que les types de données à caractère personnel et les personnes concernées.

4. Confidentialité

ExtraGM ne donne accès aux données à caractère personnel du Client qu’aux personnes qui en ont besoin pour fournir, assurer le support ou sécuriser les Services, et uniquement après qu’elles se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale de confidentialité.

5. Sécurité

ExtraGM met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe II afin de protéger les données à caractère personnel du Client contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès accidentels ou illicites. Nous pouvons mettre à jour ces mesures au fil du temps, à condition que le niveau global de protection ne soit pas réduit.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client accorde à ExtraGM une autorisation générale de faire appel à des sous-traitants ultérieurs. La liste des sous-traitants ultérieurs actuels figure à l’annexe III.

ExtraGM informera le Client au moins 30 jours avant qu’un nouveau sous-traitant ultérieur ne commence à traiter les données à caractère personnel du Client, par e-mail adressé au titulaire du compte et par mise à jour de l’annexe III. Le Client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans ce délai en écrivant à support@extragm.com. Nous nous efforcerons alors, en toute bonne foi, de trouver une solution. Si nous n’y parvenons pas, le Client pourra résilier le Contrat et nous lui rembourserons les frais versés à l’avance pour la période postérieure à la résiliation.

ExtraGM impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données qui garantissent aux données à caractère personnel du Client un niveau de protection au moins équivalent à celui prévu par le présent ATD. ExtraGM reste responsable vis-à-vis du Client des activités de ses sous-traitants ultérieurs. Apple Inc. fait figure d’exception : Apple propose le service de notifications push d’Apple uniquement dans le cadre de son contrat de licence standard de l’Apple Developer Program, et non au titre d’un accord de traitement des données distinct. En vertu de ces conditions, Apple ne peut accéder au contenu d’une notification ou le divulguer que dans des cas limités, par exemple pour se conformer à une procédure judiciaire ou pour faire respecter ces conditions.

7. Demandes émanant des personnes concernées

La plupart des demandes peuvent être traitées directement au sein des Services : les propriétaires et les responsables peuvent consulter, corriger et supprimer les informations relatives au personnel, et les membres du personnel peuvent supprimer leur propre compte. Compte tenu de la nature du traitement, ExtraGM aidera le Client à répondre aux demandes des personnes concernées souhaitant exercer leurs droits. Si une personne concernée contacte directement ExtraGM au sujet des données à caractère personnel du Client, nous transmettrons la demande au Client et n’y répondrons pas nous-mêmes, sauf si le Client nous le demande ou si la loi l’exige.

8. Violations de données à caractère personnel

ExtraGM informera le Client sans retard injustifié, et en tout état de cause dans un délai de 48 heures, dès qu’il aura pris connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant les Données à caractère personnel du Client. La notification décrira, dans la mesure de nos connaissances à ce moment-là, ce qui s’est produit, les données et les personnes concernées, les conséquences probables ainsi que les mesures prises ou proposées. Nous ajouterons des informations dès qu’elles seront disponibles, prendrons des mesures raisonnables pour limiter la portée de la violation et aiderons le Client à s’acquitter de ses propres obligations de notification auprès des autorités et des personnes concernées. La notification d’une violation ne constitue pas une reconnaissance de faute.

9. Analyses d’impact et consultations

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, ExtraGM apportera au Client une aide raisonnable pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données ainsi que pour les consultations préalables des autorités de contrôle concernant les Services.

10. Restitution et suppression

Tant que le compte est ouvert, le Client peut consulter ses données dans les Services, télécharger les fichiers d'exportation proposés par les Services ou nous demander une copie. Lorsque le Client supprime son compte, ou nous demande de le fermer ou de supprimer ses données, ExtraGM supprime les Données à caractère personnel du Client dans un délai de 30 jours. Si une période d'essai ou un abonnement prend fin sans que cela soit fait, le compte est suspendu et les données sont conservées, toujours protégées par le présent DPA, jusqu'à ce que le Client supprime le compte ou nous demande de supprimer les données. Les copies figurant dans les sauvegardes sont écrasées au cours du cycle de sauvegarde normal et ne sont pas utilisées entre-temps. Cette disposition ne s’applique pas lorsque la loi nous oblige à conserver les données ; toute donnée conservée pour cette raison reste protégée par le présent accord de traitement des données (DPA).

11. Informations et audits

ExtraGM mettra à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer la conformité au présent ATD, y compris les réponses aux questionnaires de sécurité et, le cas échéant, les rapports de sécurité et les certifications de nos sous-traitants ultérieurs. Si cela s’avère insuffisant, ou si une autorité de contrôle l’exige, le Client peut vérifier la conformité d’ExtraGM une fois par an, moyennant un préavis écrit d’au moins 30 jours, pendant les heures de bureau, sans perturber les Services, à ses propres frais, et par l’intermédiaire d’un auditeur tenu à la confidentialité qui n’est pas un concurrent d’ExtraGM.

12. Transferts internationaux

ExtraGM est établie aux États-Unis et stocke les Données à caractère personnel du Client aux États-Unis. Certains sous-traitants ultérieurs peuvent les traiter dans d’autres pays, comme indiqué à l’annexe III.

UE et EEE

Lorsque les données à caractère personnel du Client sont transférées depuis l’Espace économique européen vers ExtraGM dans un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types (CCT) s’appliquent et sont intégrées par référence au présent accord de traitement des données (DPA), comme suit : le module 2 (du responsable du traitement au sous-traitant) s’applique, et le module 3 (de sous-traitant à sous-traitant) s’applique lorsque le Client est un sous-traitant ; le Client est l’exportateur de données et ExtraGM l’importateur de données ; la clause d’ancrage facultative de la clause 7 s’applique ; en vertu de la clause 9, l’option 2 (autorisation générale écrite) s’applique, avec le délai de préavis prévu à la section 6 du présent accord ; la formulation facultative de la clause 11 ne s’applique pas ; en vertu de la clause 13, l’autorité de contrôle est celle désignée par ladite clause ; en vertu des clauses 17 et 18, les CCT sont régies par le droit irlandais et les litiges relèvent de la compétence des tribunaux irlandais ; et les annexes I, II et III du présent ATD constituent les annexes des CCT. L’acceptation du Contrat par le Client vaut signature des CCT.

Royaume-Uni

Lorsque des données à caractère personnel du Client sont transférées depuis le Royaume-Uni, l’avenant britannique s’applique et est incorporé par référence, comme suit : le tableau 1 est complété par les coordonnées des parties figurant à l’annexe I ; le tableau 2 fait référence aux CCT sélectionnées ci-dessus ; le tableau 3 est complété par les annexes I, II et III du présent accord de traitement des données ; et dans le tableau 4, chacune des parties peut mettre fin à l’addendum relatif au Royaume-Uni conformément à son article 19.

Suisse

Lorsque les données à caractère personnel des clients sont transférées depuis la Suisse, les CCT s’appliquent comme décrit ci-dessus, avec les modifications suivantes : le Préposé fédéral à la protection des données et à l’information est l’autorité de contrôle compétente dans la mesure où le transfert est régi par la LPD ; les références au RGPD s’entendent comme des références à la LPD ; et le terme « État membre » inclut la Suisse, de sorte que les personnes concernées en Suisse puissent introduire des recours là où elles résident habituellement.

Si l’autorité ayant approuvé un mécanisme de transfert le remplace ou le modifie, ExtraGM peut adopter le mécanisme de remplacement en mettant à jour le présent accord de traitement des données.

13. Législation américaine en matière de protection de la vie privée

Lorsque la CCPA ou une loi d’État similaire s’applique, ExtraGM agit en tant que prestataire de services ou sous-traitant du Client. ExtraGM s’engage à ne pas vendre ni partager les données à caractère personnel du Client ; à ne pas les conserver, les utiliser ou les divulguer à d’autres fins que la fourniture des Services, ni en dehors de sa relation commerciale directe avec le Client ; à ne pas les combiner avec des données à caractère personnel qu’elle reçoit d’autres sources, sauf dans les cas autorisés par ces lois ; et à informer le Client si elle n’est plus en mesure de respecter ces obligations.

14. Dispositions générales

En cas de conflit, les CCT et l’avenant britannique prévalent sur le présent ATD, et ce dernier prévaut sur le reste du Contrat. La responsabilité de chaque partie au titre du présent ATD est soumise aux limites prévues dans le Contrat, sauf lorsque les lois sur la protection des données ou les CCT ne le permettent pas. Le présent ATD reste en vigueur tant qu’ExtraGM traite les Données à caractère personnel du Client. ExtraGM peut mettre à jour le présent ATD en publiant une nouvelle version sur cette page et en en informant le Client par e-mail ; les mises à jour ne réduiront pas la protection des Données à caractère personnel du Client, sauf si une loi ou une autorité de contrôle exige cette modification. La version anglaise fait foi ; les traductions sont fournies à titre indicatif.

Annexe I : Description du traitement

A. Parties

Exportateur de données (responsable du traitement ou sous-traitant au titre du Module trois) : le Client, dont le nom, l’adresse et la personne de contact figurent dans son compte ExtraGM. Activités : utilisation d’ExtraGM pour planifier les horaires, former et communiquer avec l’équipe de son restaurant. Signature et date : par l’acceptation du Contrat.

Importateur de données (sous-traitant) : ExtraGM LLC, 9722 Groffs Mill Dr, PMB 30011, Owings Mills, MD 21117, États-Unis. Contact : support@extragm.com. Activités : fourniture des Services prévus par le Contrat. Signature et date : par la publication du présent ATD et la fourniture des Services.

B. Description du transfert

• Personnes concernées : les propriétaires, dirigeants et employés du Client, ainsi que toute autre personne que le Client invite à rejoindre son compte.
• Données à caractère personnel : noms et prénoms ; adresses e-mail professionnelles ; rôles, fonctions et lieux d’affectation ; disponibilité, demandes de congés et notes associées ; plannings, horaires de travail, échanges d’horaires et heures travaillées, y compris les heures d’arrivée et de départ, les pauses et, lorsque le Client active la vérification de la position, la position de l’appareil à ce moment-là (comparée à l’adresse du restaurant, non enregistrée) ainsi que le résultat ; taux de rémunération et coûts de main-d’œuvre (visibles uniquement par les propriétaires et les dirigeants autorisés) ; messages de discussion d’équipe, réactions et annonces ; documents de formation et leur statut de lecture ; langue de l’application, fuseau horaire, paramètres de notification et jetons push des appareils ; et données de connexion telles que les mots de passe hachés et les enregistrements de session.
• Catégories particulières : aucune n’est prévue. Toute catégorie que le Client choisit de saisir, par exemple dans une note de congé, est protégée par les mesures prévues à l’annexe II, y compris l’accès limité en fonction du rôle.
• Fréquence : en continu, tant que le Client utilise les Services.
• Nature du traitement : hébergement, stockage, organisation, affichage, envoi de notifications et d’e-mails, génération de brouillons à l’aide de l’IA (tels que des plannings et des documents de formation) à la demande d’un utilisateur, traduction de messages sur demande, sauvegarde et suppression.
• Finalité : fournir, assurer le support et sécuriser les Services pour le Client.
• Durée et conservation : pendant toute la durée du Contrat, puis jusqu’à la suppression conformément à la section 10.
• Transferts vers des sous-traitants ultérieurs : l’objet, la nature et la durée décrits ci-dessus, limités au service fourni par chaque sous-traitant ultérieur (annexe III).

C. Autorité de contrôle compétente

L’autorité de contrôle désignée en vertu de la clause 13 des CCT : l’autorité du pays où le Client est établi dans l’EEE ou, s’il n’est pas établi dans l’EEE, celle du pays où son représentant est établi ou où se trouvent les personnes concernées. Pour le Royaume-Uni, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office. Pour la Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à l’information.

Annexe II : Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

• Chiffrement : l’ensemble du trafic vers et depuis les Services utilise le protocole TLS. Les bases de données, les fichiers et les sauvegardes sont chiffrés au repos (AES-256) par nos hébergeurs.
• Séparation des clients : chaque requête de base de données est soumise à des règles de sécurité au niveau des lignes, de sorte que les données de chaque client ne peuvent être consultées que par les utilisateurs de ce client.
• Accès par rôle : les propriétaires, les responsables et les employés ont accès à des données différentes. Les taux de rémunération et les coûts de main-d’œuvre ne sont jamais communiqués aux employés. Les discussions d’équipe sont privées et réservées à leurs membres ; les responsables ne peuvent pas consulter les discussions auxquelles ils ne participent pas.
• Comptes : les mots de passe sont stockés uniquement sous forme de hachages salés. Les liens contenus dans les e-mails (invitations, réinitialisations de mot de passe, téléchargements) utilisent des jetons à usage unique qui expirent.
• Accès du personnel d’ExtraGM : limité aux quelques personnes qui en ont besoin, via des comptes protégés par une authentification multifactorielle, et utilisé uniquement pour assurer le support, la maintenance ou la sécurité des Services.
• Minimisation des données : nous ne collectons pas les numéros de téléphone du personnel. La position précise n’est lue que si le Client active la vérification de la position du pointage, et uniquement au moment où une personne pointe à l’arrivée ou au départ ; elle est comparée à l’adresse du restaurant et n’est pas enregistrée, et seul le résultat est conservé. Les rapports d’erreur excluent les informations personnelles des utilisateurs, les adresses IP, les cookies et les jetons secrets contenus dans les liens.
• Fonctionnalités d’IA : seules les informations nécessaires à la tâche demandée par l’utilisateur sont transmises au fournisseur d’IA, qui ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
• Résilience : sauvegardes quotidiennes chiffrées et hébergeurs dotés d’une infrastructure redondante.
• Développement : les modifications sont examinées et testées automatiquement avant leur mise en production ; les dépendances sont maintenues à jour ; les informations confidentielles ne figurent pas dans le code.
• Surveillance et incidents : les erreurs font l’objet d’une surveillance, et nous suivons un processus de réponse aux incidents qui inclut la notification prévue à la section 8.
• Fournisseurs : nous sélectionnons les sous-traitants ultérieurs en fonction de leur niveau de sécurité, et chacun d’entre eux est lié par un accord de traitement des données, à l’exception d’Apple, dont les conditions sont décrites à la section 6.

Annexe III : Sous-traitants ultérieurs

ExtraGM fait appel à ces sous-traitants ultérieurs pour fournir les Services. Cette liste a été mise à jour pour la dernière fois à la date indiquée en haut de cette page.

Sous-traitant ultérieur	Rôle auprès d’ExtraGM	Données à caractère personnel des clients concernées	Localisation
Supabase Pte. Ltd.	Base de données, connexion, stockage de fichiers et mises à jour en temps réel	Toutes les données personnelles des clients	États-Unis (AWS, us-east-1)
Vercel Inc.	Hébergement du site web et des applications	Toutes les données personnelles des clients, en transit	États-Unis et la région la plus proche de l'utilisateur
Anthropic, PBC	Fonctionnalités d’IA, telles que les brouillons de planning, les documents de formation et la traduction de messages	Uniquement les informations nécessaires à la tâche demandée par l’utilisateur, telles que les noms, les fonctions et les disponibilités	États-Unis
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Envoi d'e-mails, tels que des invitations et des réinitialisations de mot de passe	Noms, adresses e-mail et contenu des e-mails	États-Unis
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Notifications push vers les applications Android et iPhone	Jeton de notification push de l'appareil et contenu des notifications	États-Unis
Apple Inc. (Apple Push Notification service)	Notifications push sur les iPhone	Jeton de notification push de l'appareil et contenu de la notification	États-Unis
Functional Software, Inc. (Sentry)	Surveillance des erreurs	Détails techniques des erreurs, sans informations sur les utilisateurs	États-Unis
Upstash, Inc.	Compteurs partagés de limitation de débit, qui protègent la connexion et d’autres fonctions contre les abus	Compteurs de courte durée enregistrés sous des clés hachées, dérivées d’adresses IP, d’adresses e-mail ou d’identifiants d’utilisateur	États-Unis

Google LLC propose des suggestions d’adresse via Google Maps Platform lorsqu’un propriétaire saisit l’adresse du restaurant. Google agit en tant que responsable du traitement distinct, soumis à ses propres conditions de protection des données, et ne reçoit que le texte de l’adresse saisie ; il n’est donc pas un sous-traitant ultérieur.

Stripe traite les paiements pour le compte d'ExtraGM en tant que responsable du traitement distinct et n'est pas un sous-traitant ultérieur des données à caractère personnel des clients.

Les navigateurs Web transmettent les notifications push via les services push de leurs éditeurs (tels que Google, Mozilla, Apple et Microsoft). ExtraGM ne choisit pas ces services et n'a conclu aucun contrat avec eux. Ils ne reçoivent qu'une adresse d'abonnement push et un contenu chiffré qu'ils ne peuvent pas lire ; ils ne sont donc pas des sous-traitants ultérieurs.