So erstellst du einen Dienstplan, der funktioniert
Fang mit der Umsatzprognose an, nicht mit den Stunden, die alle gern hätten. Schau dir dieselbe Woche im Vorjahr und die letzten vier Wochen an, markier, was aus dem Rahmen fällt (ein Brückentag, ein Stadtfest, die Eröffnung der Terrasse), und schätz den Umsatz pro Tag und Service. Die Prognose entscheidet, wie viele Leute du brauchst; die Verfügbarkeit entscheidet, wer kommt.
Leg dann die Besetzung pro Position fest: wie viele Leute jede Schicht im Service, an der Bar, am Empfang, in der Küche und an der Spüle bei welchem Umsatz braucht. Schreib das einmal auf. Ein Freitagabend mit 6.000 € Umsatz braucht vielleicht fünf im Service, zwei an der Bar und drei in der Küche, und das bleibt Woche für Woche gleich.
Erst dann kommen die Namen. Fang mit denen an, die am wenigsten flexibel sind (die Studentin, die nur am Wochenende kann, die Aushilfe mit Minijob), und füll von dort aus auf. Staffel die Arbeitsbeginne, damit das Team mit dem Betrieb wächst, statt dass alle schon um 17:00 Uhr da sind.
Personalkosten im Blick behalten, während du planst
In Restaurants mit Bedienung liegen die Personalkosten (mit Arbeitgeberanteilen) oft bei 30 bis 35 % vom Nettoumsatz, in der Systemgastronomie meist darunter. Die unteren Zeilen der Vorlage vergleichen die Löhne jedes Tages mit dem Umsatz, den du einträgst. So siehst du einen zu vollen Dienstag, bevor du den Dienstplan veröffentlichst, und nicht erst bei der Lohnabrechnung.
In der Vorlage sind die Löhne Stunden × Bruttostundenlohn. Die echten Kosten liegen höher: Dazu kommen der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (rund 21 %), die Umlagen, die Berufsgenossenschaft und die festen Gehälter der Leitung. Der kostenlose Personalkostenrechner rechnet das komplett durch.
Arbeitszeitgesetz, Pausen und Ruhezeiten: darauf musst du achten
Nach dem Arbeitszeitgesetz darf an einem Werktag 8 Stunden gearbeitet werden, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden. Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden 45 Minuten, und niemand darf länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause arbeiten. Zwischen zwei Schichten liegen mindestens 11 Stunden Ruhezeit (Vorsicht bei Schluss um 1:00 Uhr und Öffnung um 10:00 Uhr am nächsten Tag); in der Gastronomie darf sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn das innerhalb von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird.
Sonntagsarbeit ist in der Gastronomie erlaubt, aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben, und für jeden gearbeiteten Sonntag steht ein Ersatzruhetag zu. Für Jugendliche unter 18 gelten strengere Regeln (Jugendarbeitsschutzgesetz). Einen gesetzlichen Überstundenzuschlag gibt es nicht: Ob und wie Überstunden bezahlt werden, regeln Tarif- oder Arbeitsvertrag. Die Vorlage markiert rot, wer über 40 Wochenstunden kommt; du kannst die Grenze ändern, zum Beispiel für Teilzeit.
Das ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung. Prüf deinen Tarif- oder Arbeitsvertrag und frag im Zweifel dein Lohnbüro, deinen Steuerberater oder den DEHOGA in deinem Bundesland.
Dienstplan ist nicht Zeiterfassung
Der Dienstplan ist das, was du planst. In der Gastronomie musst du außerdem aufzeichnen, was wirklich gearbeitet wurde: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages danach, und das mindestens zwei Jahre lang aufbewahren (Mindestlohngesetz). Das gilt auch für Minijobs. Nutze dafür ein Zeiterfassungssystem oder die Stundenzettel, die dein Lohnbüro vorgibt.
Veröffentliche den Dienstplan so früh wie möglich, am besten mindestens eine Woche vorher, und häng ihn gut sichtbar aus. Dein Team plant Kinder, Studium und manchmal einen zweiten Job darum herum. Bei Arbeit auf Abruf schreibt das Teilzeit- und Befristungsgesetz mindestens vier Tage Vorlauf vor, und manche Tarif- oder Arbeitsverträge legen eigene Fristen fest.