Comment faire un planning de restaurant qui tient la route
Partez de la prévision de chiffre d'affaires, pas des envies d'heures de chacun. Regardez la même semaine l'an dernier et les quatre dernières semaines, notez ce qui sort de l'ordinaire (un jour férié, un événement dans le quartier, l'ouverture de la terrasse) et estimez le CA par jour et par service. La prévision décide combien de personnes il vous faut ; les disponibilités décident qui.
Ensuite, fixez les effectifs de chaque poste : combien de serveurs, de barmans, de personnes à l'accueil, de cuisiniers et de plongeurs il faut à chaque service selon le niveau d'activité. Écrivez-le une fois pour toutes. Un vendredi soir à 6 000 € de CA peut demander cinq serveurs, deux barmans et trois cuisiniers au passe, et cela reste vrai d'une semaine à l'autre.
Placez les noms seulement à ce moment-là. Commencez par les personnes les moins disponibles (l'étudiant qui ne peut travailler que le week-end, le cuisinier à temps partiel) et complétez à partir de là. Échelonnez les arrivées pour que l'équipe arrive au rythme du coup de feu, au lieu d'avoir tout le monde en place dès 18:00.
Gardez un œil sur la masse salariale en faisant le planning
En restauration traditionnelle, la masse salariale chargée représente souvent 30 à 40 % du chiffre d'affaires HT ; la restauration rapide tourne plutôt autour de 25 à 30 %. Les dernières lignes du modèle comparent les salaires de chaque jour au CA que vous saisissez, pour repérer un mardi trop chargé avant d'afficher le planning, et pas après la paie.
Dans le modèle, les salaires correspondent aux heures × taux horaire brut. Votre vrai coût est plus élevé une fois ajoutées les charges patronales, les congés payés et les salaires fixes des responsables : le calculateur gratuit du coût de la main-d'œuvre calcule ce chiffre complet.
Durée du travail, heures supplémentaires et repos : les règles à surveiller
En France, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine. Dans les hôtels, cafés et restaurants (convention collective HCR), beaucoup de contrats à temps plein sont à 39 heures : les heures de la 36e à la 39e sont majorées de 10 % et en général intégrées au salaire mensuel. Au-delà, les heures supplémentaires sont majorées de 20 % de la 40e à la 43e heure, puis de 50 % à partir de la 44e. Le modèle met en rouge toute personne qui dépasse 39 heures dans la semaine ; vous pouvez changer ce seuil, par exemple à 35 pour un contrat à 35 heures.
Respectez aussi les temps de repos : au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail (attention à la fermeture à 1:00 suivie d'une ouverture à 10:00 le lendemain), un repos hebdomadaire et des durées maximales de travail, avec au plus 48 heures sur une même semaine. Ces règles ont des cas particuliers et des accords d'entreprise peuvent les modifier : ce modèle ne remplace pas un conseil juridique. Vérifiez votre convention collective et demandez à votre expert-comptable ou à votre gestionnaire de paie.
Affichez le planning le plus tôt possible, au moins une semaine à l'avance quand vous le pouvez. Votre équipe organise la garde des enfants, les études et parfois un second emploi autour de lui, et un planning connu à temps réduit les messages pour échanger des shifts.