Cómo hacer un cuadrante de turnos que funcione
Empieza por la previsión de ventas, no por las horas que quiere hacer cada uno. Mira la misma semana del año pasado y las últimas cuatro semanas, apunta lo que se sale de lo normal (un puente, las fiestas del pueblo, la apertura de la terraza) y estima las ventas por día y por servicio. La previsión decide cuántas personas necesitas; la disponibilidad decide quién.
Después fija cuántas personas hacen falta en cada puesto: cuántos camareros de sala y de barra, personas en recepción, cocineros y friegaplatos en cada servicio, según el volumen de trabajo. Escríbelo una vez. Un viernes por la noche de 6.000 € de ventas puede pedir cinco camareros, dos en barra y tres cocineros, y eso no cambia de una semana a otra.
Solo entonces pon nombres. Empieza por quien tiene menos disponibilidad (el estudiante que solo puede el fin de semana, el cocinero a tiempo parcial) y completa a partir de ahí. Escalona las entradas para que el equipo llegue al ritmo del servicio, en vez de tener a todo el mundo en sala a las 20:00.
Vigila el coste de personal mientras haces el cuadrante
En un restaurante con servicio en mesa, el coste de personal (con la Seguridad Social a cargo de la empresa) suele estar entre el 30 y el 35 % de las ventas sin IVA; en la restauración rápida suele ser menor. Las últimas filas de la plantilla comparan los salarios de cada día con las ventas que escribas, así ves un martes con demasiada gente antes de publicar el cuadrante, no cuando llegan las nóminas.
En la plantilla, los salarios son horas × salario bruto por hora. El coste real es mayor: hay que sumar las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa (alrededor de un 30 % del bruto), las pagas extra si no están prorrateadas y los sueldos fijos de encargados y jefes de cocina. La calculadora gratuita de coste de personal hace la cuenta completa.
Jornada, horas extra y descansos: lo que no puedes perder de vista
Según el Estatuto de los Trabajadores, la jornada máxima es de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual, y muchos convenios de hostelería fijan una jornada anual algo menor. La plantilla pone en rojo a quien pasa de 40 horas en la semana; puedes cambiar ese límite, por ejemplo para los contratos a tiempo parcial. Si tu convenio permite una distribución irregular de la jornada, una semana de más de 40 horas no siempre son horas extra: cuenta el cómputo anual y tu calendario laboral.
Respeta también los descansos: al menos 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente (cuidado con un cierre a la 1:00 seguido de una apertura a las 10:00), un descanso semanal de día y medio ininterrumpido y, si la jornada continuada pasa de 6 horas, una pausa de al menos 15 minutos. Las horas extra no pueden pasar de 80 al año y se pagan como diga tu convenio (nunca por debajo de la hora ordinaria) o se compensan con descanso. Hay excepciones y tu convenio puede decir otra cosa: esta plantilla no es asesoramiento legal. Revisa tu convenio colectivo y pregunta a tu gestoría.
El cuadrante no sustituye al registro de jornada. Desde 2019 es obligatorio registrar cada día la hora real de entrada y de salida de cada persona y conservar ese registro cuatro años. El cuadrante es lo que planificas; el registro es lo que se ha trabajado de verdad.
Publica el cuadrante lo antes posible, al menos una semana antes cuando puedas. Tu equipo organiza con él hijos, estudios y a veces un segundo trabajo, y un cuadrante que se conoce con tiempo reduce los mensajes para cambiar turnos.