So berechnest du die Personalkosten in der Gastronomie
Die Personalkostenquote sind die gesamten Personalkosten geteilt durch den Nettoumsatz (ohne MwSt) im selben Zeitraum. Zu den gesamten Personalkosten gehören die Bruttostundenlöhne, die Überstunden, die festen Gehälter und die Arbeitgeberanteile. Beispiel: 15.000 € Personalkosten bei 50.000 € Nettoumsatz ergeben eine Quote von 30 %.
Der häufigste Fehler ist, nur die Bruttolöhne zu zählen. Als Arbeitgeber zahlst du zusätzlich deinen Anteil an Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung (zusammen rund 21 % vom Bruttolohn), die Umlagen U1, U2 und U3 und den Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Für Minijobs zahlst du stattdessen Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale, rund 30 % plus Umlagen. Der genaue Satz hängt von Krankenkasse, Zusatzbeitrag und Beschäftigungsart ab: Frag dein Lohnbüro oder nimm ihn aus deinen Lohnabrechnungen und trag ihn in Prozent vom Bruttolohn ein.
Welche Personalkostenquote ist in der Gastronomie gut?
In Restaurants mit Bedienung liegen die Personalkosten oft bei 30 bis 35 % vom Nettoumsatz, in der Systemgastronomie meist darunter. Gehobene Küche, Betriebe, die alles selbst herstellen, und Betriebe mit sieben Öffnungstagen liegen eher darüber. Wareneinsatz und Personalkosten zusammen (die „Prime Costs“) bleiben meist bei rund 60 bis 65 % vom Umsatz.
Nimm diese Zahlen als Orientierung, nicht als Regel. Die Zahl, die wirklich zählt, ist deine eigene Quote, Woche für Woche verfolgt und mit deinem Zielwert verglichen.
Überstunden und Zuschläge: was der Rechner annimmt
In Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Überstundenzuschlag. Ob Überstunden mit Zuschlag bezahlt, ohne Zuschlag bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden, regeln Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. Bezahlte Stunden dürfen den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten, der regelmäßig angepasst wird.
Deshalb beginnt der Rechner mit dem Faktor 1 (Überstunden zum normalen Stundenlohn), und du änderst ihn nach deinem Vertrag: Bei 25 % Zuschlag trägst du 1,25 ein. Gleichst du Überstunden mit Freizeit aus, lass die Überstunden auf 0. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind in der Gastronomie üblich und bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei; rechne sie bei Bedarf in den durchschnittlichen Stundenlohn ein. Das ist eine Schätzung, keine Rechts- oder Steuerberatung: Klär die Details mit deinem Lohnbüro oder Steuerberater.
Umsatz pro Arbeitsstunde, und nach deinem Zielwert planen
Der Umsatz pro Arbeitsstunde ist der Nettoumsatz geteilt durch die Stunden des Personals im Stundenlohn. Er zeigt, was jede geplante Stunde einbringt, und ändert sich anders als die Personalkostenquote nicht, wenn die Löhne steigen, zum Beispiel mit dem nächsten Mindestlohn.
Die nützlichste Zahl in diesem Rechner sind die Stunden, die dein Zielwert erlaubt. Nimm dein Personalbudget (Umsatz × Zielquote), zieh feste Gehälter und Arbeitgeberanteile ab und teil durch die durchschnittlichen Kosten pro Stunde mit Arbeitgeberanteilen: So weißt du, wie viele Stunden du einplanen kannst, bevor du den Dienstplan machst, und nicht erst nach der Lohnabrechnung.